COMO ATMINISTRAR REGLAS DE CORREO ELECTRONICO

Una regla es una acción que Microsoft Outlook realiza automáticamente sobre los mensajes entrantes y salientes que cumplen las condiciones especificadas en la misma. Puede elegir muchas condiciones y acciones mediante el Asistente para reglas.

Existen dos categorías: de organización y de notificación. Las reglas solo operan sobre los mensajes que aún no se han leído.

El Asistente para reglas incluye plantillas con las más utilizadas, entre ellas las siguientes

• Mantenerse organizado    Estas reglas le ayudan a archivar y realizar seguimiento de los mensajes. Por ejemplo, puede crear una regla para que los mensajes de un remitente específico (por ejemplo, Bobby Moore) que incluyan la palabra "ventas" en Asunto separa su seguimiento, se como Ventas y se trasladen a una carpeta llamada Ventas de Bobby.
  
• Mantenerse actualizado    Estas reglas le envían alguna clase de notificación cuando recibe un mensaje en particular. Por ejemplo, puede crear una regla que envíe automáticamente una alerta a su dispositivo móvil cuando reciba un mensaje de un familiar.
  
• Iniciar desde una regla en blanco    Estas son reglas creadas sin la ayuda de una plantilla y es posible personalizarlas por completo.
  

Crear una regla

Outlook incluye plantillas de reglas para situaciones comunes. Puede usar estas plantillas o diseñar sus propias reglas personalizadas.

Usar las plantillas de reglas de Outlook

1. Haga clic en la ficha Archivo.
   
2. Haga clic en Administrar reglas y alertas.
   
3. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas de la ficha Reglas de correo electrónico, haga clic en Nueva regla.
   
4. En el Paso 1:seleccionar una plantilla, elija la plantilla de las colecciones Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado que quiera.
   
5. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado. Por ejemplo, si hace clic en el personas o grupo público, se abre la libreta de direcciones.
   
6. Haga clic en Siguiente.
   
7. En el Paso 1:seleccionar condición, elija las condiciones que quiere que cumplan los mensajes para que se les aplique la regla.
   
8. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier condición agregada y especifique su valor.
   
9. Haga clic en Siguiente.
   
10. En el Paso 1:seleccionar acción, elija la acción que quiere que realice la regla al cumplirse las condiciones especificadas.
    
11. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier acción agregada y especifique su valor.
    
12. Haga clic en Siguiente.
    
13. En el Paso 1:seleccionar excepción, elija cualesquiera excepciones a la regla y haga clic en Siguiente.
    
14. En el Paso 2:editar una configuración de regla, haga clic en un valor subrayado para cualquier excepción agregada y especifique su valor.
    
15. Haga clic en Siguiente.
    
16. En el Paso 1:especifique un nombre para esta regla, introduzca un nombre.
    
17. En el Paso 2:configure las opciones de regla, seleccione las casillas de verificación de las opciones que quiera.
    • Si quiere ejecutar esta regla en mensajes que ya están en la bandeja de entrada, elija la casilla de verificación Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Bandeja de entrada".
      
    • De forma predeterminada, la nueva regla queda activada. Para desactivarla, desmarque la casilla de verificación Activar esta regla.
      
    • Para aplicar esta regla a todas las cuentas de correo configuradas en Outlook, marque la casilla de verificación Crear esta regla en todas las cuentas.